Avocats, proposez la prise de rendez-vous en ligne !

Parce que vos clients sont en permanence sur internet, proposez-leur de prendre un rendez-vous physique, téléphonique ou en visioconférence directement en ligne. On parle souvent des bénéfices pour les Avocats, notamment pour ceux n’ayant pas de secrétaire. Cependant, les bénéfices sont aussi pour les clients qui n’ont pas le temps de décrocher leur téléphone pour vous appeler. Ou pas le temps de jouer au ping-pong par e-mail, dans l’unique but de trouver une date et un horaire qui convienne à tous.

La prise de rendez-vous en ligne est sans conteste l’avenir. Bénéfique pour tous, elle est un moyen de gagner du temps au quotidien pour vous et vos équipes.

Comment cela fonctionne ?

L’outil dont je vais vous parler est Calendly. C’est un outil très simple à utiliser et à mettre en place. Il vous permet de créer des règles simples basées sur un calendrier type. Indiquez pour chaque semaine les jours et heures à laquelle vous prenez vos rendez-vous et leur durée.

Vous avez un imprévu ? Connectez-vous à l’interface Calendly pour bloquer cette date afin qu’elle n’apparaisse pas dans votre agenda.

Si vous êtes à la recherche d’automatisation, je vous conseille de relier Calendly à un agenda Google, Microsoft ou iCloud. En effet, l’outil va se synchroniser en permanence avec votre agenda. Dés qu’un nouveau rendez-vous est pris, votre agenda se met à jour. Dés que vous avez un imprévu, ajoutez simplement l’évènement à votre agenda et les plages horaires n’apparaîtront plus. C’est vraiment un moyen rapide et performant de déléguer la prise de rendez-vous. C’est un temps précieux gagné pour vous ou votre secrétariat qui peut alors se concentrer sur des tâches plus importantes.

Calendly vous permet de proposer différent type de rendez-vous. Des rendez-vous au cabinet, par téléphone ou en visioconférence. Dans ces deux derniers cas, l’outil lui proposera de payer le rendez-vous par carte bancaire au besoin.

Posez des questions à vos clients pour connaître l’objet du rendez-vous : Pourquoi vous contacte t’il ? Quel est son nom, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, comment vous a-t-il connu… L’outil est entièrement personnalisable.

Dés qu’un rendez-vous est pris, un e-mail de confirmation est envoyé. Votre client ne vous oublie pas, il reçoit 24 heures avant un e-mail ou sms de rappel.

Enfin, Calendly est relié à une multitude d’autres outils vous permettant de nombreuses solutions d’automatisation. Par exemple, la création d’une réunion, automatiquement sur l’outil Zoom si le client a choisi la visioconférence.

J’accompagne des cabinets dans la mise en place de ces outils. Que ça soit dans le conseil quant au choix du meilleur outil en fonction de vos contraintes, dans l’installation et la configuration des outils. N’hésitez pas à me contacter si vous avez un projet en ce sens.

Les clients l’utilisent-ils vraiment ?

Les clients l’utiliseront si vous voulez qu’ils l’utilisent. J’ai des clients pour lesquels 99% de leur rendez-vous sont pris en ligne et d’autres où malheureusement l’outil est peu exploité. Si vous continuez, comme avant à prendre les rendez-vous par téléphone, alors vos clients continuerons de vous appeler. Si par contre, vous leur demandez de prendre rendez-vous en ligne, alors ils utiliseront l’outil.

Pour les nouveaux clients, redirigez-les vers l’outil grâce à votre site internet, vos cartes de visite ou la signature de votre e-mail par exemple. Communiquez sur ce dispositif pour vous faire gagner du temps au quotidien.

Puis-je l’installer et le configurer seul ?

Oui, l’outil est réellement simple à utiliser. Pour vous faire gagner du temps, je peux m’occuper de la création du compte, de la configuration et de l’installation de l’outil sur votre site internet ou en signature de vos e-mails. De même, si vous n’avez pas encore d’agenda Google et Microsoft, je peux les configurer et le cas échéant vous expliquer leur fonctionnement. L’utilisation d’agenda Google et Microsoft n’est pas indispensable, Calendly fonctionne parfaitement sans. N’hésitez pas à me contacter.

Quel est le coût de l’outil pour mon cabinet ?

Le coût est d’une 12€ H.T. par mois (au 16 avril 2020) si vous configurez et installez seul l’outil. Cependant si vous avez besoin d’une assistance pour l’installer, le configurer et souhaitez avoir un accompagnement en cas de problème. J’ai créé une offre tout inclus au prix de 35€ H.T. par mois, sans engagement de durée. Je peux intervenir uniquement pour l’installation et la configuration au prix de 290€ H.T., ensuite vous aurez uniquement l’abonnement mensuel de Calendly à payer. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Mon cabinet d’Avocat(s) n’a pas de site internet, puis-je le proposer ?

Oui. Il n’est pas nécessaire d’avoir un site internet. En effet, vous avez la possibilité de créer une page dédiée à la prise de rendez-vous. Ainsi, il suffira d’envoyer vos clients vers une adresse web sur laquelle un agenda apparaîtra. L’inconvénient pour un nouveau client, est la difficulté à trouver l’adresse vers la page de rendez-vous puisque vous n’avez pas de site internet.

Cependant, il est possible via une fiche Google My Business d’indiquer une adresse web pour la prise de rendez-vous. Ainsi trouver l’adresse de la page de rendez-vous ne sera plus un problème. N’hésitez pas à lire mon article sur l’utilité d’une fiche Google My Business pour les Avocats

Evidemment, installer Calendly sur votre site internet est la meilleure solution. C’est aussi la plus efficace. En effet, l’objectif de votre site internet est de renseigner votre client sur vous, vos compétences et son problème juridique. En lui proposant de fixer dés maintenant un rendez-vous, vous lui offrez un moyen de solutionner son problème.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez créer un site internet

J’utilise encore un agenda papier, puis-je le proposer ?

Oui. Les outils de prise de rendez-vous en ligne s’adaptent parfaitement à vos souhaits et notamment à votre agenda papier. En effet, vous pouvez prédéterminer des plages de rendez-vous. Par exemple, vous savez que tous les mardis après-midi, vous les consacrez au rendez-vous client.

Dans ce cas, nous allons vous rendre disponible uniquement le mardi après-midi. Dés lors qu’un rendez-vous est pris, vous recevrez un e-mail vous demandant de confirmer ou refuser le rendez-vous. Puis votre client reçoit un e-mail l’avertissant de votre réponse.

L’avantage est que vous conservez votre agenda papier. Cependant, vous avez un outil qui permet à vos clients de prendre rendez-vous 24h/24 et 7jrs/7. N’hésitez pas à me contacter si vous avez d’autres questions.

Conclusion

Il est simple et rapide de proposer à vos clients de prendre rendez-vous en ligne, c’est même un moyen efficace pour gagner de nouveaux clients via votre site internet. Si vous avez des questions, souhaitez d’autres renseignements, souhaitez que j’ajoute des précisions à l’article, aidant ainsi tous les Avocats qui s’interrogent, n’hésitez pas à me contacter